効率化

仕事は「やりたいことからやる」のが最も効率が良い??

名著『7つの習慣』で紹介されている、時間管理マトリクス仕事を重要度と緊急度のマトリクスで分類したもので、広く知られています。


一般的には、緊急度が低い・重要度が高い仕事が最も重要視され、仕事において最優先されるべきこととされています。

しかしこの程度の分類は、誰もがやっている事です。というより、無意識にやっていることです。ぱっと浮かぶ業務がどこに分類されるか、すぐにわかりますよね。そして、そんなことは分類する前から感覚でわかっています。

大事なことは、働き方改革が推進されて、仕事の効率化が進められている今日おいては、「重要度が高く、緊急度も高い」業務があまりに多いということ。

時間管理マトリクスの細かい説明はこの名著、または他のサイトにお任せするとして、

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ここでは、新たな指標を2つ導入し、1日の中で何をすればいいのかということに焦点を当てたいと思います。

前提として

たとえば、今週の業務を重要度・緊急度のマトリクスに当てはめます。実際にあなたの業務を洗い出してみてください。すると、重要度が高く、緊急度も高い仕事が一番多いことが分かります

 

やりたいこと・やりたくないリスト!?

さて、この次にする事は、洗い出した業務を、「やりたいこと」と「やりたくないこと」に分けてください(重要度低・緊急度低のものは省いても構いません)。

 

だるま
だるま
仕事なんて全部やりたくないっっっ!

 

…まあまあ、あなたがそこの職場にいる限り、それらの仕事は存在し続けますから、「相対的に」やりたい・やりたくないで分けてください

…と、このあたりで、「Excelで管理した方が良さそう」ということに気がつくと思います。

タスク名 重要度 緊急度 やりたいor not
決算処理 やりたい
キャッシュフロー考察 やりたい
上司の機嫌取り やりたくない
部下と野球の話 やりたい
花の水やり やりたい
カラスと会話 やりたくない

 

はい。

こんなことに時間はかけていられません。単純な表で大丈夫です。

 

 

所要時間

最後に、各業務のだいたいの所要時間を書いていってください。

タスク名 重要度 緊急度 やりたいor not 所要時間
決算処理 やりたい 1h
キャッシュフロー考察 やりたい 30min
上司の機嫌取り やりたくない 10min
部下と野球の話 やりたい 10min
花の水やり やりたい 3min
カラスと会話 やりたくない 45min

 

もし、だいたいの所要時間がわからない場合は、反省してください。(笑)

限られた時間の中で最大限の業務をこなすには、各業務の所要時間の把握をしていなければなりません。普段から、「おっ、意外と早く終わったな」「おや、、、この仕事で午前中おわったぞ、、」という感覚の差を無くすよう心がけ、予測力を身につけてくださいね。

 

ズバリ!やりたいことからやる!

さて、ここまでで準備は完了です。今から業務にとりかかるわけですが…おや……エクセルの様子が変だぞ…

タスク名 重要度 緊急度 やりたいor not 所要時間
決算処理 やりたい 1h
キャッシュフロー考察 やりたい 30min
部下と野球の話 やりたい 10min
花の水やり やりたい 3min
上司の機嫌取り やりたくない 10min
カラスと会話 やりたくない 45min

 

やりたいことから整列しちゃいました。

いいんです。やりたいことからやりましょう。

もしやりたいことの中に、重要度高・緊急度高のものがあれば万々歳。さらに、所要時間も意識します。時間のかかる、やりたいことから手をつけます。

集中力切れタイムには

人間の集中力は数十分しかもちません。いくらやりたいこととはいえ、途中でぷつっという音ともに集中力がどこか旅に出てしまいます。

これも仕方ありません。この時に大事なのは、いまやっていることの手を止めること。そして、おもむろに先ほどのExcelを出し、所要時間の少ないものに手をつけます。このときは、やりたいこと・やりたくないことの区別は付けません。

集中力は切れても、別の業務にとりかかれば、またスイッチは入ります。

所要時間の少ない業務が終われば、先ほど手を止めた業務に戻ります。スッと取り掛れるはずです。

 

やりたくないことが残る状態の回避

業務をこなしていると、心理的にやりたいことが残る状態を避けたい」と思うようになります。
自然と、やりたくない業務にとりかかっているはずです。

どうしても後回しにしてしまう場合は、早朝に取り掛かる、または昼休み後に取り掛かると決めてしまいましょう。
後回しにすると、絶対やりません。

【自然と仕事量が減る】

このようなサイクルを続けていると、自然と仕事量が減ります。
それもそのはず、やりたい仕事はモチベーションを高く保って行えていますし、合間に所要時間の少ない仕事を行うことで、間接時間を減らすことが出来る、つまり効率的にこなすことが出来るようになっているからです。

仕事量が減らない場合

それでも、仕事量がなかなか減らない場合があります。それは往々にして、仕事の仕方に問題がある場合が多いです。
考えている時間が長かったり、効率の悪い作業を行っていたり…。
まず、その事実に気がつくことからスタートですね。

 

仕事をする上で重要なのは、「いかに集中した状態でいられるか」ということだと思います。

人間の集中力には限界がありますが、やりたいことを中心に業務にとりかかることで、全体を通してスピーディに仕事が片付く!かも、しれませんよ。

最後までお読み頂き、ありがとうございました!!