経理

総務・経理の兼任は、総務の仕事を重要視したほうが良い?

中小企業の中には、総務部と経理部が分かれておらず、兼任になっていることもしばしばあります。これは、そもそもの人手が足りないということや、重要な業務に搾れば少人数で兼任しても会社として回ること、バックオフィスは利益を生まず、コストばかりかかる部門とみなされていることなどが影響していると考えられます。

そんな総務・経理部に配属された場合、どんな仕事があるのか?実際に何をしていけばいいのか?を、中小企業の総務・経理部に所属している私が、ご紹介します!

総務・経理部の総務とは

では、総務・経理部の総務とは、一体なにをするのでしょうか?

●社内設備・備品管理

-備品の数量把握・購入、社内設備の購入・運用・入れ替えなど

●個人情報管理

-採用情報やマイナンバーなど

●役所や金融機関への提出書類作成

-入社・退社、産休・育休などの手続き、源泉税・住民税などの納税処理、手形の取り立てなど

●勤怠管理

以上が主な業務になります。かなり細かい雑務的なことから、社員の働き方改革に関わることまで、様々な業務があります。

総務・経理部の経理とは

総務・経理部の経理業務は、主に以下のようなものです。

●月次・年次決算処理

●入出金処理

●情報開示のための資料作成

●旅費精算

●給与計算

と、ざっくりこんな感じです。こちらは、会社として必須な業務のような感じがしますね

総務・経理は忙しい?誰でもできる?

総務・経理兼任の求人が結構あるけど、忙しい…?

 

色々な業務があって私にもできるかな…

 

このような不安が、あると思います。

結論から言うと、あなた次第です。

身も蓋もないことを言ってしまうようですが、よっぽどの専門知識が必要な場合を除いて、どんな業界のどんな仕事も、自分次第でなんとかなります。今でこそ、転職で経理職を希望する場合、中小企業でも「簿記2級程度」は必要とされることも多いですが、実際の業務は2級も必要ない場合が多いです。もっと言うと、経理職の人間で簿記をそもそも持っていない社員もいます。

だからこそ、転職してくる人間は簿記2級程度はあってほしい、という願いがこめられているのかもしれませんけどもね。。

業務自体できるかできないかで言えば、できます。

兼任するコツ

ここが一番大事です。誰でもできる仕事とはいえ、洗い出すと仕事は山のようにあります。その中で優先度を決めて効率よく業務をこなしたいところですが…(効率よく業務を行う方法はこちら→仕事は「やりたいことからやる」のが最も効率がいい??)

私なりのコツをご紹介します。

上記の記事では、『7つの習慣』にある時間管理マトリクスを用いて、仕事の効率化を述べました。重要度が高く、緊急度が高い業務というのを、さらに2種類に分類してみました。

だるま
だるま
おいおい、それはそこの記事でも紹介してくれよ!

さっき思い出したんだもんよ。

 

「定型業務」「ゲリラ業務」です。いずれも、重要度高、緊急度高に属します。

「定型業務」とは、文字通り予め時期と所要時間と処理方法が決まっている業務。入金処理や月次決算などがそれにあたります。

そして、「ゲリラ業務」とは「ゲリラ豪雨」をさまぁ〜ずの三村さんが絶妙に噛んだ時の発音…もとい、急に降ってきた、今すぐ対応しなければならない業務です。

ストレスのかかるゲリラ業務

ゲリラ業務は、上司や役員からの「この資料、どこにあったっけ」というようなとても細かいことから、「ネット調子悪い繋がらない、見て」「こういう資料、いま作って」というようなことなど、大小様々あります。

実はこのゲリラ業務、社内設備などの不具合や故障、社員からの問い合わせなど、総務的なものがとても多いと個人的には感じています。

このゲリラ業務をまず減らすこと。これが大事です。
私の場合は、このゲリラ業務を減らすために主に下記のことを行いました。

●ネット環境が悪い→プロバイダ変更と配線工事
●メールの不具合多発→メールサーバーの移行

人から依頼される系の業務だったので、ストレスがかかります。これを解消しただけで、精神的に随分と働きやすくなりました。

ゲリラ業務を退治したら

そしてこのゲリラ業務が片付いて、自分の業務に集中できる環境が整ったら、定型業務を見直します。この定型業務は、とにかく数が多く、中小企業あるあるで旧態依然としています。
私の職場がまさしくそうで、「利益なき繁忙」といったところでしょうか。
紙媒体・手書き・手入力etc…。
見渡せば効率化できることだらけ。お恥ずかしい。

この効率化の具体例は後々記事にするとしましょう。

とにかく効率化

総務・経理の兼任は、とにかく効率化効率化。
バックオフィスほど、業務は効率化しましょう。

そして、できた時間を、会社が前進するための仕組みづくりを考えることが、これから求められてる総務・経理なのだと思います。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました!!