経理

中小企業経理職の超具体的な仕事~上旬編~

経理職に就きたいけど、どんな仕事か分からない、、、
やってみたいけど不安、、、

そんなことを感じている方もいる思います。経験が無ければそれは当然のことです。
そこで今回は、中小企業の経理の具体的な仕事を、上旬、中旬・下旬に分けて、私の日々の業務をご紹介していきたいと思います。

5日、10日毎に入金・振込確認

基本的に5日、10日に、売掛金の入金があるかどうか、金融機関のインターネットバンキングにログインして、確認していきます。入金金額と売掛金が合致しているかを確認したら、「借方 ○○銀行1,000,000/貸方 売掛金1,000,000」というように、入金伝票(紙の伝票。経理システムに入金と売掛金消しこみを入力するための原稿となるもの)を起票します。

その他にも、こちらが支払う経費(リースやクレジット利用など)の引き落としがされていた場合は、その伝票も、入金伝票とは別に起票していきます。

これらの伝票は経理システムに入力していく元となるものですので、漏れや誤記がないか、ダブルチェックやトリプルチェックが行われます。

伝票入力

入金・振込確認が済んだものに関しては、翌日、経理システムに入力していきます。この入力によって、○○会社の○月分の売掛金が無事入金されましたよ、という処理がされたことになります。

伝票に従って入力していき、必要であればどこからの入金か、どこへの支払いかを適用欄に記入していく場合もあります。

すべて伝票が入力されたら、経理システム内の銀行残高や売掛金残高が正しいかをチェックし、伝票の入力事項も正しいかどうかダブルチェック、トリプルチェックを行います。

先月分仕入、経費まとめ(本社・拠点の2箇所)

先月分に仕入れ先等から購入したものは、都度振込を行うととても非効率です。先月末分は今月末に支払うなどの取り決めを交わした上で、振り込みます。

この取り交わしを行った先が、私の会社だと全部で100社弱あります。相手先から来た請求書と、都度購入した明細書を照らし合わせ、正しいかどうかを確認する作業が必要です。

金額が正しい場合は、銀行に入力するための表を作成し、その表に従って経理システムに入力するための伝票も起票します。

この作業を、月初~中旬に差し掛かる頃に行います。

元帳差し込みなどファイリング作業

月ごとの売掛金や売掛金回収予定などを紙で管理している場合は、各種ファイリング作業が必要です。

私の場合ですと、月末~月初にかけて、売掛金の元帳(売掛金のみを得意先ごとに印字しているもの)、仕入先の元帳(いつなにをいくらで仕入れたかを仕入先ごとに印字しているもの)各銀行の入金明細表、売掛金回収予定表、経理システムに入力するための伝票などのファイリング業務があります。

返済伝票作成

会社はすべて自己資本のみで活動しているわけではありません。会社をより大きくするためには、金融機関からの借り入れが必要となります。

各銀行への返済が毎月末に発生するため、「わかっている費用」として予め起票しておきます。

先月分運賃check

製造業ですと、完成した製品を客先へ送付する必要があります。全ての会社が1件1件運賃を確認しているか不明ですが、私の場合は、発送物のサイズと発送地域にに対応する運賃が正しいかを1件1件確認しています。法人割引がかかっており、通常運賃として請求されている場合があるためです。

蛇足ですが、この作業は私に引き継がれるまで1件1件送り状と請求書の明細を照らし合わせる膨大な作業でした。私にこの業務が引き継がれた際に、請求書明細がCSV形式で発行されていることを活かし、Excel上でサイズと発送先、それに対応する金額が合っているかを瞬時に確認することができるようになりました。

源泉税確認、振込

先月分の給与が確定すると、自動的に各地方自治体に収める所得税が確定したことになります。

所得税は給与より自動控除されており、会社は「預かり金」として処理しています。この預かり金と、当月に支払う所得税の金額が合致することを確認した上で、金融機関を通じて、各自治体に納めます。

海外入金の当月分回収予定額check

近年はどの業種のどの企業も、海外進出をしています。私の勤めている会社の海外得意先は、国内得意先と比較して支払い条件を守らないことがあります。そういったことをすぐに把握できるよう、海外得意先の回収予定額や回収有無をExcelにて毎月作成しています。

国内得意先は5日,10日毎に入金確認をしていくのに対し、海外得意先は入金がされ次第(金融機関よりメールでお知らせあり)、売掛金の金額と照らし合わせ、都度営業担当に報告を行っています。

残業時間確認

月が変わると、個々の先月の残業時間が確定したことになります。残業に漏れや入力ミスが無いかチェックし、給与のシステムへ残業時間の入力を行います。

給与入力、check、振込予約

残業時間の入力が完了したら、給与計算を行います。給与システムへ個々の先月分のデータを入力(固定された数値がほとんどです)し、ダブルチェック、トリプルチェックを行った後、金融機関へ振込予約を行います。

振込が実行されたら、振込データを元に、経理システムへ入力するための伝票を起票し、チェック後入力していきます。

いかがだったでしょうか。

中小企業の経理職について、少しはイメージしやすくなったでしょうか。

もちろん、会社によって処理するもの、処理する方法は異なってきますので、あくまで一例として受け取って頂ければ幸いです。

かなり細かいと感じる方や、ルーティンワークだと感じる方、チェックが多いな、、、と感じる方。様々な感じ方があると思います。

私は、今回このように経理の仕事を細かく紹介したことで「ほとんど自動化できるやん、、、」と改めて思いました。笑
とにかく紙での管理や目視チェック、手入力が多いと感じています。できる部分から効率化をしていますが、まだまだできることはあります。

しかし実際、中小企業は、アナログな方法で「できてしまっている」ため、コストや技術的な面で効率化のためのシステムやツールを導入しづらい現状にあります。現段階ではExcelの表計算を駆使することにとどまっています(本当はVBAなどを使いこなしたい)。
多くの利害関係者と話し合いつつ、なるべくローコストで効率化が実現できないか、都度思考錯誤するしかありませんね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!!