総務

第二新卒・未経験でも経理職や総務職に就く方法~②総務職編

前回は、「第二新卒・未経験でも経理職や総務職に就く方法~①経理職編」と題して、第二新卒や未経験でも経理職に就職できる可能性を示唆した上で、ESや面接でのアピールポイントをご紹介しました。

今回は、その総務編となります。

第二新卒・未経験でも総務職に就くことが出来るか

私の以前の記事にて言及しておりますので、こちらをご参考ください。

結論から言うとそれは可能で、私がまさにその経験をしたということと、最新の有効求人倍率が高止まりしているということが主な理由です。

 

自分の経験から経理や総務に適性があると伝える

経理編」と同じく、総務職の特徴を正しくとらえて、その特徴と自分の経験やスキルを合致させることが重要だと思います。

総務職に必要なスキルは、以下のようなものが考えられます。

①俯瞰力
②人のために働ける
③業務効率化
④企画力

この一般的な総務職の特徴に、あなたの応募する企業の職務内容を混ぜ込むと良いと思います。

①俯瞰力

 

特に中小企業の総務ですと、社員1人の要望が社内環境を見直していくきっかけとなることがあります。あらゆる部署からの意見に耳を傾け、会社にとってどのような解決策が最も良いかを考えていく必要があります。

例えば私の勤めている会社では、営業の数名の意見が、メールサーバーを変更するきっかけとなりました。営業活動に支障をきたしかねない状況だったため優先度を上げて対応しました。

どこかから意見や要望があればその都度検討すれば良いことですが、そのような総務は「御用聞き総務」になってしまいます。色々な意見が集まるからこそ気がつくこともありますから、能動的に社内環境を改善していくことが求められます。

あなたの経験で、自ら動き、何かを改善をした例があるでしょうか。俯瞰、と表現しましたが、ポイントは周りを見ることに加えて「自ら動くこと」だと、個人的には思います。

②人のために動ける

 

社会人として当たり前のことかもしれませんが、人のために動けるということを出来ている人は少ないように感じます。総務は社内環境を維持したり、問題点を解決したりする部署です。社内環境ということは、社員一人一人に向けての業務です。他の部署といがみ合っていたり、特定の個人とコミュニケーションが取れていなかったりすると、総務としての業務が限定的になるとさえ感じています。

社員が働きやすい環境づくりをするために働けるかどうかを見られますので、誰とでも分け隔てなく関われることをアピール出来ると良いですね。

③業務効率化

 

「戦略総務」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。ただの雑用総務に収まらない、会社の重要な役割を担う総務のことを指します。社員のモチベーションを向上させていくには、やはり社内インフラが整っている必要があり、働きやすさや仕組みづくりを積極的に行う人材が求めらています。

近年は「働き方改革」の名のもと、残業時間削減や有給取得率の向上が叫ばれています。戦略総務として働き方改革を推進していくということは、ひとえに業務効率化だと思います。

テレワークやフレックスタイム制、事務処理の全体的な見直しなど、より大きな単位での業務効率化を実現する力があるかどうかを見られると思います。

 

④企画力

 

これは必ずしも必要なスキルではない気もします。これまで何度も述べていますが、総務は社内環境の維持や、働きやすさの向上を求められています。働きやすさとは、福利厚生の整備や業務の仕組みづくり、社内全体の雰囲気づくりなどが挙げられると思います。それぞれについて様々な案で検討することができるか、そのことを「企画力」と表現しました。

ここに挙げている福利厚生や業務の仕組みづくりはある程度当たり前のことだと感じていますので、特に社内全体の雰囲気づくりにおける企画力があれば、尚良いと思います。

例えば、旅費精算などは営業と経理が関わる部署横断的な業務です。その旅費精算の仕組みを変えて、お互いに効率が良くなる方法を議論すると、コミュニケーションが図れて良いと思います。

もっとライトなものですと、全社的に配信するメルマガなどを行うも効果的ではないでしょうか。ネタ作りは大変かもしれませんが、ちょっとしたExcelの使い方などのライフハックならぬワークハックを配信すれば、読んだ周りで会話が生まれるかも知れません。

そのような企画を重ねることによって働きやすさを向上させていくことが総務職の役割と言えます。あなたの経験でこの企画力をアピールできるかどうか、検討してみてください。

まとめ

いかがだったでしょうか。
経理編と総務編の二回にわけて、アピールポイントをまとめてみました。当たり前ですが、採用者は面接者のスキルや経験のみならず、熱意も見てきます。その熱意は、スキルや経験がその企業に合うかどうかを徹底的に考えてきているかどうか、ということにも現れてきますので、決しておろそかにしないようにしてくださいね。

次回は、実際にどの転職サイトに登録すれば良いのか、私なりの視点で考察していきたいと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!