中小企業

経理/総務が鍵となる働き方改革!

はじめに

「働き方改革関連法案」が今年可決され、いよいよ国をあげての働き方改革が行われます。法案には一部納得のいかない部分もありますが、企業はそれぞれ「働き方改革」を実行し始めていることと思います。残業抑制やテレワークなどはその最たる例で、それらを実行するために業務の仕方を変更したり、効率化したりしていることでしょう。

働くための枠組み(=ハード。どこで働くとか、何を使って働くとか)が変わるという事は、仕事の仕方(ソフト)も変わって然るべきですよね。

働き方改革はどんどん進む

特に大企業は、この働き方改革に躍起になっているようにも見えます。目に見える変化には期待も不安もあると思いますが、それでも業務は毎日たくさんあるでしょうから、上手に適応していくことが求められていますね。。

経理/総務ができる働き方改革ってあるんじゃなかろうか…

バックオフィスで勤務している方は、社員が働き方改革の恩恵を受けられるよう推進していかなければなりません。時代の風潮もありますから、我々経理や総務にかかる期待も大きいことでしょう。

 

でも、なにからやればいいのかわからない…

 

と思う方もいるかもしれません。
そこで今回は、私が思う働き方改革とは何かを述べた上で、実現には何を行えば良いかをご紹介したいと思います!

働き方改革とは、1人あたりの作業量を減らすこと

「働き方改革」と聞いた時に、一番はじめに浮かぶのは「残業時間の抑制」ではないでしょうか。一部、残業手当で稼がねば!と思っている方もいらっしゃいますが、時代の潮流がそれを許さないと思います。

残業時間を減らすには、

①仕事を効率化する
②仕事を減らす
③もともと仕事量の少ない所に異動・転職する

という選択肢があると思いますが、いずれにせよ仕事の絶対量は減らさないといけません。

実は、「残業時間の抑制」とともに推進されている「テレワーク」も、実現のためには仕事量を減らす事が必要になってくると私は思います。

テレワークすれば通勤時間を労働に充てられるから仕事は減らさなくていいんじゃないの?

と、思うのは危険ではないでしょうか。

テレワークを実現する際にキーとなるのは、外出先で使用するデバイスでも、連絡手段でも勤怠管理(これらは上層部で決定し、技術者と進めていくもの)でもなく、電子化だからです。

紙で行う業務は大体時間がかかっています。印刷、手書き、目視チェック、ファイリングなど、工程が沢山ありますね。フォーマットがあるものなら、そのメンテナンスも都度必要でしょう。また、人の手が必要ということは、それだけミスのリスクも増えるというわけです。

一人一人が、自分の仕事量を減らす努力をしなければなりません。

経理/総務が助けになる

この一人一人の働き方改革には、経理や総務の力が必要不可欠です。これらの部署が各社員に求める提出物や依頼するものが変わらなければ、働き方も変わらないからです。特に、中小企業なんかは旧態依然としている部分も残っていると思いますので、この時代の波に乗るしかありませんよ!!

働き方改革は、仕事を下記のいずれかに当てはめて行うものだと私は考えます。

①効率化する
②減らす
③委託する
④まとめる

ひとつひとつ見ていきましょう。

①効率化する

あるゴールに向かう道筋を短縮する、ということです。資料作成などは効率化できるかどうか検討の余地があると思います。下記に一例をご紹介したいと思います。

旅費精算

これねー。本当は、今話題の楽〇精算とか導入したいんですよ。ですがお金がかかってしまうので何度も断念してます。来年度またチャレンジします。
ちなみにこういう旅費精算とか勤怠管理とかって、中小企業は障壁があるんです。それは、「いままでこれでやってきたから」というマジックワード。紙やエクセルなどで処理「できてしまっていた」から、そこにあえてお金をかける必要がないという考えになりがちです。そこを打破していく必要がありますが…

私の勤めている会社では、旅費精算は以下のような流れ。

【出張者】
フォーマットに手入力
→紙で出力
→上長に承認
→経理に提出

【経理】
領収書、交通費チェック
→伝票作成(手書き)
→伝票チェック
→経理システムに入力

これをですね。あのVBAを使って、こうしたいのです。

【出張者】
フォーマットに入力(ラジオボタンや選択などでなるべく手入力を排除)
→データのまま上長に承認
→経理に提出

【経理】
領収書、交通費チェック
→マクロを使って自動で伝票作成
→伝票を紙で出力
→経理システムに入力

工程数自体は減っていないように見えますが、出来る限り自動化することで、手間とミスのリスクを減らすことが出来ると思うんです。

②減らす

もういっそその業務をなくしてしまう。これも立派な改革ですね。昔の決定事項をそのまま引き継いでいることがああると思います。資料作成するのはいいけれど、そもそもそのデータは誰が何のために見ているのでしょうか。
取引先に毎月送っているその資料は、相手は見ずに捨てていないでしょうか。

「なぜ、やるのか」を一度明確にすることで、その業務が本当に必要かどうかを精査することが出来ると思います。
タイムリーで分かりやすい例としては、年賀状、とか。

その他、費用ばかり発生していて、実際にはあまり利用していないもの(新聞や雑誌、福利厚生など)も、思い切ってスリムにしてみると、そこに付随する業務も一気になくなるので、その分他の業務に集中することが出来るようになります。

③委託する

これも立派な働き方改革。面倒な業務は、外注してしまうのも手ですよね。費用は掛かりますが、そこは社内でやる場合のコストとの兼ね合いです。年賀状の外注(またでてきました(笑))や、請求書の作成、郵送の封入業務などは、本業にくっついてくる雑務です。これらを委託することで、一人一人の時間が少しばかり確保できるようになると思います。

また、より大きなところでは、webサイトの運用やコールセンターなども委託することも効果的かと思います。

④まとめる

複合的な業務を一つにまとめることで、一つひとつにかかる時間を減らすことが出来ます。たとえば、営業の売上管理システムや経理システムをクラウド化などで一元化することで、データの連携が可能になります。データの連携が迅速に行えることを考えると、システムを利用する社員だけではなく、一般社員にもその恩恵はあるかと思います。

また、私が実際に行った社内設備の入れ替え(「働き方改革の一手?レアな仕事「レイアウト変更」をした話」参照)も、結果的に業務量が減ることになりました。

以前は、社内設備の老朽化や古いサービスを利用していたことによって、不具合が生じたり、その設備やサービスでは賄えなくなってきていました。
また、社内に置いてあるサーバーや複合機など、設備系の購入元がバラバラだったため、問い合わせ先が機器ごとに異なっている状況でした。

これらの問題を一挙に解決するために、社内設備&サービス利用を一元化し、ひとつの業者にまとめました。そうすることで、運用・管理が楽になりました。社内設備に関する窓口は一つになり、不具合が起きることもなくなたっため、社員にも業務をストップさせるようなことは99%無くなりました。

また、業者も会社の設備状況を詳細まで知ることになるため、この会社には何が必要か、何が要らないかのちょっとしたコンサルティングなどをしていただけるようになりました。
こちらとしても、さらなる働き方改革を進めることができ、業者としてもサービスの販売ができるということで、win-winの関係を構築することが出来たのです。

総括

上記の様に、経理/総務が社内環境を整えることで、社員一人一人の働き方が変わることになります。ひとつひとつの業務は小さくても、その積み重ねで、多くの時間を削減することに繋がりますよ!!

おわりに

今回は、働き方改革には経理や総務側の推進が必要不可欠であると述べました。たしかに、近年「戦略総務」という言葉が広がってきていて、総務が経営戦略に密に関わってくるというトレンドがあります。

経理や総務はただの「処理班」ではありません。ある時は経営者の右腕として、またある時は先頭に立って引っ張っていくリーダーとして、働き方改革を進めていかなければならないと思います。

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました!!