今日のワッキー

経費精算の支払遅延事件!

皆さんの会社では、どのように経費精算を行っているでしょうか。

昭和の匂いを残したまま次の年号へ突入しようとしている私の会社では、出張者が支給された法人クレジットカードをなるべく使い、やむなく現金精算を行っているものは出張者が立替えて、後日会社に請求しています。おそらく、それが一般的なのではないかと思います。

 

しかし私の会社では、社員が立替ている分の支払遅延が3~4か月分発生しています。会社のせいなのか、支払いを行う経理部の上司のせいなのか微妙なラインですが、その経理部の一員である私からすると「100%経理部が悪い」です。現状と共にお教えいたしましょう。

 

立替金支払いまでの流れ

①出張者が現金で立替えたものに関して、後日旅費精算の申請を経理に行う

②費用のチェックと、適切な勘定科目に振り分け(私が担当しています)、上司へ引き渡す

③上司がチェック、支払をネットバンキングより行う
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上記の流れで行っています。「そもそも経費精算のシステムを組んでいない」という問題もあります。これは私がここに入社してから危惧しているもので、今年初めに経費精算システムの導入を目標に掲げているので、動いていく予定です。

 

それはともかく、①は出張者が本社出勤時適宜申請をあげてくるものですので経理部としては「待ち」の状態です。②は私が行っていますが、経費精算の申請が来てから、遅くとも2日後にはチェックと科目の振り分け作業を行い、上司に引き渡しています。

 

ということは、もうお分かりですね。③に時間がかかっているのです。

 

なぜ遅れているのか

このことは、私が入社してから既に起きていた問題です。③のチェック作業を上司が怠っているのです。

私のみのチェック・仕訳ですとどうしてもミスが発生する場合があります。そのミスを正しいものに直していくためにもダブルチェックが必要ですが、それを上司は先延ばしにしています。理由は、「忙しいから」です。

 

今時、「忙しいから」で通るでしょうか。まるで子供が「美味しくないから」という理由でピーマンを食べないようなものです。忙しいなら仕事をの振り分けをするのが手っ取り早いでしょう。自分が抱える仕事の効率化を試みるという手もあります。そもそもやっている仕事は必要な仕事かを精査することも必要です。

そのいずれも、上司は行っていないのです。かつて引き継いだ仕事を、その必要性を顧みることなく忠実に行い、今に至っている。また、ほかの社員からの仕事を断り切れずに引き受けています。

彼の机は必要なもの・不必要なものが混在した書類が山積し、それでも飽き足らず、経理部としての棚やラックに物を詰め込んでいます。

そして経費精算の支払いが遅れると、「他の業務で手一杯で手が付けられない」と言っているのです。経理部としての立場を放棄したような言い方ですね。

実際、支払い遅延を受けた社員は、労基署へ何度も相談をしているようです。

怒りを押し殺しての業務効率化

もちろん、愚痴を言っていたら始まらないのはわかっています。私としても思うところはあります。すべて上司が悪いわけではないのです。

なぜなら、そもそもこの会社の人材教育がなあなあなので、人材が上手く育たないまま人の上に立ってしまうということが生じています。今までの会社の人材育成の仕方を、全て上司に押し付けるのも気の毒です。

しかし。

この状況をわかっている上司も上司です。まるで降ってきた仕事を盾に、能動的に動くことが必要な業務効率化から避けているようです。というかまさにそうなんです。

そして白羽の矢が立つのが私です。

入社してまだ3年と経っていないのに、いったいどこまで上司が怠ってきた業務効率化をしなければならないのでしょう。。

 

と文句を言うのは簡単ですが、他の社員のためになっていますし、なにより私自身の仕事も効率化されることになりますので、腑に落ちないながらもこれから経費精算の効率化をすることになります。

 

…まずは、今回とおーんなじような原因で私が行うことになった勤怠管理の効率化を進めているとことなので、それが落ち着いたらですね。